Unesite podatke!

Registracija

E-mail
Lozinka
Ponovi lozinku
Već imaš korisnički račun? Prijavi se
Odabrani tag -
Vrati se natrag

Članci
Operativna provedba razmjene elektroničkog računa u javnoj nabavi
Andreja Kajtaz
Financijska agencija 21. prosinac 2018.
Andreja Kajtaz direktorica je Sektora komercijalnih digitalnih rješenja u FINA-i
Sažetak
Ovaj rad objašnjava operativnu provedbu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (dalje u tekstu Zakon). Zakon je 24. listopada 2018. objavljen u „Narodnim novinama“. Rokovi za njegovu implementaciju su izazovni stoga se radom nastoji što jednostavnije prikazati što obveznici ovog Zakona moraju učiniti kako bi ga ispravno primijenili. U radu se daje osvrt na sam Zakon, razlozi njegova donošenja te objašnjenja što pojedina kategorija obveznika javne nabave mora učiniti i u kojem roku, kako bi provedba bila uspješna. Objašnjava se model centralne platforme za razmjenu elektroničkog računa koja ima svoju ulogu u ovom Zakonu. Prikazuju se načini i mogućnosti zaprimanja i obrade elektroničkog računa, a vezano uz obvezu javnim naručiteljima. Također, objašnjavaju se mogućnosti i izbor koje izdavatelji elektroničkih računa imaju pri potrebi i obvezi njihova slanja prema javnim naručiteljima. Članak daje uvid u mogućnosti korištenja informacijskim posrednicima te međunarodnom razmjenom računa. Na samom kraju, čitatelje se upućuje na adrese na kojima mogu zatražiti dodatnu podršku u smislu provedbe ovog Zakona.
Puni tekst

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi

Dana 24. listopada 2018. objavljen je Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi[1] (u daljnjem tekstu Zakon). Predlagatelj ovog Zakona jest Ministarstvo gospodarstva, poduzetništva i obrta.

Primarna obveza ovog Zakona jest da on u pravni poredak Republike Hrvatske prenosi Direktivu 2014/55/EU[2] (u daljnjem tekstu Direktiva) Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, kojom je uređeno elektroničko izdavanje računa u postupcima javne nabave. Zbog različitih normi koje nisu međusobno interoperabilne dolazilo je do prevelike konfuzije te nepotrebnog troška u razmjeni, i nacionalnog i prekograničnog elektroničkog računa. Prekogranična razmjena često je podrazumijevala  usklađivanje s novom normom o elektroničkom izdavanju računa koja se primjenjuje kao jedina ili čak jedna od u zemlji koja je sudionik razmjene.

Stoga je bilo nužno ukloniti ili smanjiti prepreke prekograničnoj razmjeni elektroničkog računa, a ujedno i prekograničnoj trgovini koje nastaju zbog istovremenog postojanja nekoliko različitih pravnih zahtjeva i tehničkih normi.

Navedeno se postiglo razvitkom zajedničke europske norme za semantički podatkovni model osnovnih elemenata elektroničkog računa. Europski odbor za normizaciju (CEN) je 28. lipnja 2017. izdao europsku normu EN 16931-1:2017[3], Elektronički račun – 1. dio: Semantički model podataka osnovnih elemenata elektroničkog računa i popis sintaksi CEN/TS 16931-2:2017, Elektronički račun – 2. dio: Lista sintaksi u skladu s EN 16931-1, prema CEN-ovu sustavu razvrstavanja. Normu je  sukladno Direktivi, ispitala Europska komisija te je nakon ispitivanja Provedbenom odlukom Komisije EU 2017/1870 оd 16. listopada 2017. objavljeno upućivanje na tu normu u Službenom listu Europske unije[4]. Propisane sintakse po EU normi su UBL 2.1. i Cross Industry Invoice. Navedenu normu je Republika Hrvatska ovim Zakonom usvojila i propisala kao obveznu, u razmjeni elektroničkih računa u procesima javne nabave.

Definicija elektroničkog računa, prema predmetnoj Direktivi, jest da je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu. Definirani standard za elektronički račun mora biti usklađen sa sljedećim kriterijima:

  • mora biti tehnički neutralan
  • kompatibilan s relevantnim standardima elektroničkih računa
  • mora uzimati u obzir važnost zaštite osobnih podataka prema Direktivi 95/46/EC
  • omogućuje uspostavu praktičnih, „user friendly“, fleksibilnih i učinkovitih sustava za razmjenu e-računa
  • uzima u obzir posebne potrebe malih i srednje velikih tvrtki i tvrtki u sustavu javne nabave
  • treba biti pogodan za primjenu u transakcijama između tvrtki i javnih subjekata.

Osim usvajanja Direktive, ovim se Zakonom propisuju rokovi i obveze za pojedine dionike obveznika javne nabave kao i odabrani model platforme putem koje će se odvijati operativna provedba ovog Zakona.

Zakon se primjenjuje na  javne i sektorske naručitelje kao obveznike javne nabave, izdavatelje elektroničkih računa u postupcima javne nabave te informacijske posrednike koji pružaju usluge razmjene elektroničkih računa i pratećih isprava u postupcima javne nabave.

Propisani rokovi Zakona su podijeljeni u dvije faze:

1. 12. 2018. – svi javni naručitelji moraju biti u mogućnosti zaprimiti elektronički račun prema propisanoj strukturi i uz primjenu europske norme. Navedeno podrazumijeva da javni naručitelji moraju biti spremni zaprimiti elektronički račun, ako ga izdavatelj odluči poslati te on mora biti izrađen sukladno normi. Izdavatelji računa, pak, još uvijek u ovom trenutku nisu obvezni slati elektroničke račune ako ne žele.

1. 7. 2019. – računi prema javnim naručiteljima odnosno oni proizašli iz ugovora sklopljenog posredstvom javne nabave, više neće smjeti biti na papiru. Drugim riječima svi računi u procesima javne nabave će morati biti isključivo elektronički, usklađeni s propisanom normom i tehničkim standardom.

U nastavku članka dobit ćemo uvid u funkcioniranje platforme odnosno u operativnu provedbu ovog Zakona, a specifično vezano uz korisničku primjenu.

Centralna platforma i hibridni model

Dosadašnja situacija u Republici Hrvatskoj je upućivala da informacijski posrednici nemaju u potpunosti povezane registre korisnika eRačuna niti ih objavljuju. Posrednici se koriste i nestandardiziranim protokolima za razmjenu informacija o korisnicima te ne postoji centralni registar u koji bi svi informacijski posrednici bili obvezni upisivati svoje korisnike. Navodim kako Europska norma za elektronički račun ne ulazi u načine razmjene računa niti propisuje metode i postupke razmjene već samo daje smjernice oko mogućih modela (direktno, tri-korner-model, četiri-korner-model).

Stoga, kako bi se omogućila razmjena eRačuna na državnoj i lokalnoj razini, potrebno je osigurati transportnu infrastrukturu za interkonekciju informacijskih posrednika i razmjenu eRačuna. Riječ je o hibridnom četiri-korner-modelu razmjene eRačuna prema kojem svi računi razmijenjeni u sustavu prolaze kroz jednu pristupnu točku.

Na toj pristupnoj točki trebaju biti spojeni javni naručitelji (direktno), sektorski naručitelji predstavnici jedinica lokalne, područne i regionalne samouprave (putem informacijskog posrednika ili direktno) te svi informacijski posrednici sa svojim naručiteljima.

Odabrani model ima za cilj osigurati povezivanje svih sudionika isključivo s jednom pristupnom točkom. Na taj način osigurano je da izdavatelji računa ne moraju brinuti kod koga se nalazi pojedini korisnik/javni naručitelj već se konekcija vrši preko Centralne platforme bilo direktno bilo preko odabranog informacijskog posrednika.

Svi se sudionici koriste standardiziranim protokolom za razmjenu a time se štede i resursi za multiplicirane konekcije.

Centralna platforma osigurava jedinstvenu evidenciju svih korisnika odnosno centralni registar, javno dostupan, u kojem je razvidno tko su naručitelji, koja im je adresna točka za zaprimanje računa (neki korisnici imaju pod jednim OIB-om više decentraliziranih organizacijskih jedinica unutar kojih zaprimaju račune) te kojeg informacijskog posrednika koriste.

Osim evidencije odnosno registra, kroz Centralnu platformu je omogućen nadzor nadležnom tijelu odnosno statistička obrada nad količinama podataka, ne samo u izvještajne svrhe već i u svrhu nadzora nad nepravilnostima koje proizlaze iz nepoštivanja zakonskih odredbi.

Na temelju članka 4. stavka 2. Zakona o državnoj informacijskoj infrastrukturi[5], članka 3. stavka 7. i članka 9. Uredbe o organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu[6] te Odluke Vlade Republike Hrvatske o zaprimanju strukturiranih računa u elektroničkom obliku i pratećih isprava za tijela državne uprave/proračunske korisnike državnog proračuna[7] dijeljenu uslugu za uspostavu Centralne platforme za praćenje poslovnog procesa zaprimanja strukturiranih računa u elektroničkom obliku i pratećih isprava te poslove informacijskog posredništva za javne naručitelje pruža Financijska agencija (u daljnjem tekstu Fina).

Sektorski javni naručitelji, javni naručitelji predstavnici jedinica lokalne, područne (regionalne) samouprave te tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50 % financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na području Republike Hrvatske ili druge države članice. Struktura obveznika javnih naručitelja navedena je u Pravilniku o popisu obveznika javne nabave[8].

Informacijski posrednici su također u obvezi spojiti se na Centralnu platformu, iz već objašnjenih razloga.

Fina je Centralnu  platformu te usklađenje eRačuna s EU normom verificirala i potvrdila s EU komisijom.

Niže je shema sustava na kojoj je navedeno i grafički prikazano (Slika 1).

Slika 1: Shema sustava Centralne platforme

 

Uvjeti za elektronički račun

Prije nego je na snagu stupio Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, valja se podsjetiti pravne regulative koja je već niz godina na snazi, a odnosi se na ispravnost i poreznu prihvatljivost računa u elektroničkom obliku. Referentna regulativa za navedeno područje jest Zakon o porezu na dodanu vrijednost[9] te Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost[10] (u nastavku: Pravilnik).

Uvjeti koji moraju biti zadovoljeni da bi račun u elektroničkom obliku bio istovjetan računu na papiru su:

  • Mora postojati suglasnost primatelja za zaprimanje elektroničkog računa. Suglasnost se daje u pisanom obliku na bilo koji način ili dogovorom o obradi plaćanju računa. Međutim navedeno se odnosi na tržišnu razmjenu elektroničkih računa. Javni naručitelji imaju obvezu zaprimanja definiranu Zakonom, stoga posebne suglasnosti u procesima javne nabave, nisu potrebne.
  • Mora biti osigurana vjerodostojnost podrijetla računa. Navedeno podrazumijeva da se može nedvojbeno potvrditi identitet izdavatelja odnosno njegova autentičnost, od trenutka izdavanja do njegove pohrane.
  • Mora biti osigurana cjelovitost sadržaja, odnosno mora biti zaštićen integritet podataka na računu, također od izdavanja do njegove pohrane.
  • Mora biti osigurana čitljivost računa. Čitljivost se promatra kao čitljivost oku, ali i čitljivost stroju. Čitljivost oku jest bilo koji format koji predstavlja vizualizaciju računa te nije zakonom propisan. Čitljivost stroju, a posebno nužno u računima koji se razmjenjuju u javnoj nabavi, predstavlja strukturu koju mogu prihvatiti i obraditi računalni sustavi. Nastavno na predmetnu Direktivu, struktura je zadana normom.

Metode kojima se osiguravaju navedeni uvjeti, detaljnije pak definira Pravilnik. Poznati primjeri metoda su:

  • Primjena elektroničkog odnosno naprednog elektroničkog potpisa (PKI[11] metoda)

Navedeno podrazumijeva primjenu digitalnih certifikata. Digitalnim certifikatima osigurava se nedvojbena autentičnost odnosno identitet izdavatelja računa. Certifikatima se vrši primjena elektroničkog potpisa odnosno elektroničkog pečata, čime se štiti integritet, tj. nepromjenjivost potpisanog sadržaja od izdavanja do pohrane.

  • Elektronička razmjena podataka (EDI[12] metoda)

Podrazumijeva optimiziranu razmjenu elektroničkih dokumenata pa tako i elektroničkih računa. Partneri EDI ugovorom definiraju i potvrđuju načine kojima su zadovoljeni traženi uvjeti.

  • Metoda poslovnih kontrola

Podrazumijeva sljedivost, tj. dokazanu i dokumentiranu povezanost izdanog računa i isporučenih dobara i usluga kojima se mogu zajamčiti i dokazati ispunjenje navedenih uvjeta.

Valja uzeti o obzir da navedene metode same po sebi nisu dovoljne da bi se osigurala čitljivost računa. Treba postojati pouzdan i primjeren program ili alat za prikaz i čitljivost računa od njegova izdavanja i kroz cijelo vrijeme pohrane. Također, u razumnom roku i bez odlaganja, računi se moraju moći dostaviti na uvid, prema zahtjevu.

Korištenje sustavom za razmjenu eRačuna od strane javnih naručitelja

Javni naručitelji, kako je i definirano Zakonom, moraju se koristiti Centralnom platformom sustava eRačun, putem Fine u svojstvu informacijskog posrednika. Mogućnosti koji su im pri tom dostupne su prikazane u sljedećoj tablici:

provjeru prava pristupa javnog naručitelja Centralnoj platformi;

provjeru  naručitelja u evidenciji naručitelja;

provjeru mogućnosti isporuke eRačuna do naručitelja (dostupnost naručitelja);

potpisivanje eRačuna od strane javnog naručitelja putem portalske aplikacije Centralne platforme;

potpisno rješenje za elektroničko potpisivanje podataka od strane javnog naručitelja pri razmjeni SOAP webservisom;

integracijski modul za kreiranje i potpisivanje SOAP poruka te autentifikaciju i slanje SOAP poruka javnog naručitelja na centralnu platformu;

slanje eRačuna i pratećih isprava javnog naručitelja prema naručitelju;

provjera usklađenosti elemenata eRačuna s europskom normom i njezinim ispravcima, izmjenama i dopunama;

slanje poruke javnom naručitelju o uspješnosti zaprimanja eRačuna i pratećih isprava na Centralnu platformu;

slanje poruke javnom naručitelju o potrebnim ispravcima elemenata eRačuna;

slanje poruke javnom naručitelju o nemogućnosti isporuke eRačuna i pratećih isprava naručitelju;

slanje poruke javnom naručitelju o neevidentiranom naručitelju kojem javni naručitelj šalje eRačun i prateće isprave;

potpisivanje eRačuna javnog naručitelja certifikatom Centralne platforme  pri zaprimanju eRačuna u Centralnu platformu;

ovjera eRačuna javnog naručitelja vremenskim žigom pri zaprimanju eRačuna u Centralnu platformu;

razmjena eRačuna i pratećih isprava javnog naručitelja prema naručitelju unutar Centralne platforme;

razmjena eRačuna i pratećih isprava javnog naručitelja prema informacijskom posredniku naručitelja;

slanje poruke javnom naručitelju o uspješnosti slanja eRačuna i pratećih isprava naručitelju putem Centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o uspješnosti slanja eRačuna i pratećih isprava informacijskom posredniku naručitelja putem Centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o potvrdi zaprimanja eRačuna i pratećih isprava od strane naručitelja putem Centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o korištenoj metodi izdavatelja eRačuna pri izdavanju eRačuna u svrhu osiguranja vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti eRačuna putem Centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o prihvaćanju eRačuna od strane naručitelja putem centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o odbijanju eRačuna od strane naručitelja putem Centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o razlogu odbijanja eRačuna od strane naručitelja putem Centralne platforme;

slanje poruke javnom naručitelju o plaćanju eRačuna od strane naručitelja putem Centralne platforme;

kratkoročna pohrana zaprimljenih i poslanih eRačuna i pratećih isprava javnog naručitelja tijekom cijele poslovne godine zaključno s 30. 4. iduće kalendarske godine u Centralnoj platformi;

pristup i korištenje web-aplikacijom Centralne platforme za pojedinačno slanje i zaprimanje eRačuna;

mogućnost ovjere zaprimljenih računa putem web-aplikacije Centralne platforme;

spajanje putem SOAP web-servisa na Centralnu platformu, integracija informatičko-tehnološkog sustava izdavatelja eRačuna s Centralnom platformom;

spajanje putem SOAP web-servisa na Centralnu platformu, integracija informatičko-tehnološkog sustava naručitelja s Centralnom platformom;

registraciju javnih naručitelja na Centralnu platformu;

registraciju organizacijskih jedinica javnog naručitelja na Centralnu platformu;

registraciju certifikata i djelatnika javnog naručitelja koji je nositelj certifikata za pristup Centralnoj platformi;

dodjela prava certifikatu javnog naručitelja za pristup i rad u Centralnoj platformi;

promjena podataka o javnom naručitelju u Centralnoj platformi;

promjena podataka o organizacijskim jedinicama javnog naručitelja u centralnoj platformi;

promjena podataka o djelatniku javnog naručitelja koji je nositelj certifikata u Centralnoj platformi;

promjene prava za pristup i rad registriranim certifikatima javnog naručitelja u Centralnoj platformi;

automatska dodjela prava obnovljenom certifikatu javnog naručitelja, a za pristup i rad u Centralnoj platformi;

ukidanje prava registriranim certifikatima javnog naručitelja za rad u Centralnoj platformi na zahtjev javnog naručitelja;

deaktivacija organizacijskih jedinica javnog naručitelja u Centralnoj platformi na zahtjev javnog naručitelja;

deaktivacija javnog naručitelja u Centralnoj platformi na zahtjev javnog naručitelja;

provjera prava pristupa certifikata javnog naručitelja Centralnoj platformi;

provjera prava pristupa certifikata javnog naručitelja Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za zaprimanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja  za zaprimanje eRačuna i pratećih isprava u c Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za potvrdu zaprimanja eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za potvrdu zaprimanja eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za prihvaćanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za prihvaćanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za odbijanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za odbijanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za dostavu razloga odbijanja eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za dostavu razloga odbijanja eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja u Centralnoj platformi za slanje poruke o plaćenom eRačunu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja u Centralnoj platformi za slanje poruke o plaćenom eRačunu za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za kreiranje eRačuna u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za kreiranje eRačuna u Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za slanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi;

provjera prava rada certifikata javnog naručitelja za slanje eRačuna i pratećih isprava u Centralnoj platformi za organizacijsku jedinicu;

dodjela prava certifikatu javnog naručitelja za pristup i rad u centralnoj platformi za jednu ili više organizacijskih jedinica;

mogućnost dodjele različitih prava certifikatu javnog naručitelja za rad u Centralnoj platformi za javnog naručitelja i za svaku pojedinu organizacijsku jedinicu;

zaprimanje eRačuna i pratećih isprava od izdavatelja eRačuna putem Centralne platforme;

slanje poruke izdavatelju eRačuna o potvrdi zaprimanja eRačunu od strane javnog naručitelja;

slanje poruke izdavatelju eRačuna i pratećih isprava o odbijanju eRačuna od strane javnog naručitelja;

slanje poruke izdavatelju eRačuna i pratećih isprava o razlogu odbijanja eRačuna od strane javnog naručitelja;

slanje poruke  izdavatelju eRačuna o plaćenom eRačunu od strane javnog naručitelja.

 

Zaprimanje elektroničkog računa

Javni naručitelji, koji se u skladu sa Zakonom moraju direktno koristiti Centralnom platformom Fine i na taj način zaprimati i slati elektroničke račune, isto mogu učini na sljedeće načine:

  1. Web-portalska aplikacija

Korisnik preko weba pristupa aplikaciji putem koje preuzima i šalje elektroničke račune.

Web-aplikacija eRačun za državu za naručitelje jest aplikacija koja omogućuje zaprimanje, prihvat, odbijanje, kreiranje, potpisivanje i slanje e-računa drugim naručiteljima. U potpunosti je prilagođena EU normi, odnosno, e-računi koji prođu kroz nju izrađeni sukladno zadanom standardu te korisnik ne mora sam o navedenom voditi računa.

Također, putem te aplikacije naručitelji mogu izvršiti likvidaturu zaprimljenih računa. Za korištenje web-aplikacije, preduvjet je posjedovanje digitalnog certifikata, dodijeljena prava certifikatu (korisniku) na servis e-Račun za državu te je potrebno izvršiti registraciju na servis. Za zaprimanje e-računa putem web-aplikacije, barem jedna osoba treba imati certifikate na kriptouređaju kojima će se dodijeliti pravo „Pregled i prihvat“. Digitalni certifikati koji se pri tome koriste su kvalificirani certifikati na kriptouređaju (USB siguran token ili pametna kartica).

Ako korisnici već posjeduju digitalni certifikat za bilo koji servis (npr. COP, RGFI, Regisar koncesija, ePlaćanje, ePorezna, eCarina......) mogu na taj isti certifikat dodati prava i za preuzimanje eRačuna, ako im tako odgovara, ovisno o samom krajnjem korisniku/korisnicima koji trebaju imati prava na servis eRačuna. Dakle, u tom slučaju, nije nužno nabavljati novi digitalni certifikat.

Naručitelj može registrirati, osim svoje centralne jedinice, i ostale organizacijske jedinice. To je posebno pogodno ili važno za one institucije koje žele decentralizirano zaprimati elektroničke račune. Dakle, ako unutar jednog OIB-a postoji potreba da se eRačuni zaprimaju na više „adresa“, tada je korisnik u mogućnosti odabrati onoliko podorganizacijskih jedinica (pretinaca) koliko mu treba. Pritom za svaki pretinac odabire šifru koja se dodjeljuje uz OIB, radi razlikovanja organizacijskih jedinica. Šifra može biti:

  • JUS broj (jedinice u sastavu), dodjeljuje ga Državni zavod za statistiku
  • GLN broj – globalni lokacijski broj, dodjeljuje ga GS1 međunarodna organizacija, u Hrvatskoj djeluje GS1 Croatia.
  • Interna šifra – korisnik sam određuje svoju internu šifru koju potom Fina unosi u sustav eRačun kao dodatni identifikator pojedine organizacijske jedinice, npr. 001, 002....

U nastavku je prikazan hodogram aktivnosti/koraka za registraciju na web-portalsku aplikaciju (Slika 2).

 

Slika 2: Hodogram aktivnosti za registraciju na web-portalsku aplikaciju

 

Slika 3: Prikaz web-portalske aplikacije za zaprimanje e-Računa

 

Korisnik može pregledavati ulazne dokumente u PDF-u, ovisno o odabranoj organizacijskoj jedinici i statusu dokumenta. Nakon što korisnik odabere opciju Pregled i dohvat  aplikacija će prikazati traženi rezultat u tablici. Korisnik može pregledavati 10, 25, 50 ili 100 rezultata po stranici. Klikom na odabrani dokument aplikacija otvara novi ekran na kojem se nalazi pregled zaprimljenog dokumenta i priloga. Dokument se može spremiti lokalno na disk ili, ako je nužno, poslati na ispis (ne proporuča se, s obzirom na to da govorimo o elektroničkom računu). Pri otvaranju zaprimljenog dokumenta korisnik potvrđuje da je dokument preuzeo i automatski mu mijenja status u Potvrđeno zaprimanje. Postoji mogućnost odabira određenih akcija nad dokumentom:

  • Odbij dokument
  • Prihvati dokument
  • Pošalji u likvidaturu (dokument koji se pošalje u likvidaturu može vidjeti i zaprimiti korisnik s pripadajućim pravima likvidature te ima mogućnost provođenja akcija na dokumentima).

Korisnik (primatelj eRačuna) može pretraživati sve primljene dokumente, nevezano za njihov status prema raznim kriterijima pretrage, kao što su: Tip dokumenta, Vrsta dokumenta, ID dokumenta, Referenca na prethodni račun, Broj dokumenta, Datum zaprimanja, Datum dospijeća, Datum potvrde zaprimanja, Iznos, OIB/ID i Šifra prodavatelja.

Korisnik ima mogućnost pregleda svih dokumenata po statusima tako da u dijelu Statusi dokumenta odabere željene statuse. Nakon dobivenih rezultata pretraživanja, klikom na odabrani dokument, otvara se ekran s prikazom dokumenta i njegovih priloga.

Elektronička likvidatura/ovjera računa

Korisnici koji preuzimaju elektroničke račune putem web-portalske aplikacije, moraju moći ih ovjeriti odnosno likvidirati. To može biti jednostavna likvidatura, s prihvaćanjem računa gdje se završava proces ili pak kompletan proces višekoračne ovjere računa koja je u mnogim institucijama potrebna. Dakle, korištenje likvidaturom je opcionalno, no bitno je znati da je korisnicima na raspolaganju. Pri tome, korisnik sam odabire koliko grupa za ovjeru računa mora imati te koliko i koje osobe su unutar pojedine grupe. Npr.  Sektor za financije, Sektor za informatiku itd., unutar pak kojeg se nalaze ili podorganizacijske grupe (npr. odjeli) ili osobe koje i inače ovjeravaju parafom i potpisom pristigle račune. No, postojanje bar jedne grupe likvidature po organizacijskoj jedinici, osnovni je preduvjet bez kojeg korisnici ne mogu provesti dokument kroz postupak likvidature. U grupi likvidature mogu biti korisnici s pravima LIKVI_PARAF i LIKVI_POTPIS odnosno korisnici koji će u postupku likvidature parafirati i potpisivati dokument te ga u konačnici poslati na plaćanje. Korisnik sa svojim pripadajućim pravom može biti član jedne ili više grupa likvidature.

Kreiranje grupa likvidature prikazano je na slici 4.

Slika 4: Kreiranje grupa likvidature

Odabirom opcije Likvidatura aplikacija nudi izbornik  s pregledom:

  • Zaprimljeni u likvidaturi – „Pisarnica“ sa svim zaprimljenim dokumentima.
  • Dokumenti u likvidaturi – dokumenti poslani iz pisarnice za odabranu grupu likvidature.
  • Dokumenti za plaćanje – dokumenti poslani na završnu likvidaturu.
  • Prihvaćeni dokumenti – dokumenti za platiti (završno).

U svakom trenutku korisnik vidi  tijek kretanja dokumenata između korisnika i ima pregled nad akcijama likvidature (Slika 5). Osim odabira grupe, svaki korisnik u grupi u svakom koraku likvidature može dodati Komentar i Prilog (Slika 6).

Slika 5: Tijek kretanja dokumenata između korisnika likvidature

 

Slika 6: Komentari i prilozi uz eRačun

  1. Integracija putem web-servisa

Korisnici mogu zaprimati elektroničke račune direktno u svoj sustav (ERP, Urudžbeni zapisnik, Pisarnica, DMS odnosno bilo koji aplikativni sustav gdje želi da mu e-račun direktno „sjedne“). Navedeno se postiže integracijom odnosno povezivanjem sustava eRačun sa sustavom korisnika. Na taj način se postiže potpuna automatizacija i korisnik u radu s e-računima ne izlazi iz već postojećeg, poznatog okruženja odnosno aplikacija kojim se već koristi. Pri tome se ne koristi ispisom (printanjem) računa kao ni papirnatom pohranom dokumenata te se zapravo potpuno koristi digitaliziranim procesom.

Naravno, istim postupkom odnosno integracijom se može koristiti i slanje elektroničkih računa. Ponekad krajnji korisnici vlastitim resursima sudjeluju u integraciji, a često angažiraju i tvrtke za sistemsku integraciju i razvoj aplikativnih rješenja, koje su se već specijalizirale u tim radnjama.

Integracija se obavlja putem web-servisa. Pritom korisnik odabire hoće li se koristiti asinkronim ili sinkronim  web-servisima odnosno metodama u kojim Finin sustav uvijek šalje račune (push) ili metode u kojim korisnik povlači račune na zahtjev (pull).

Podaci se razmjenjuju korištenjem XML poruka putem soap web-servisa. Takvim načinom razmjene podataka nema ovisnosti o tehnologiji koja se koristi na strani korisnika pošiljatelja, ni o tehnologiji na strani Fine kao informacijskog posrednika, a ni na strani korisnika kao krajnjeg primatelja. Prije puštanja na produkcijski sustav nužna je verifikacija uspješne razmjene podataka na testnim okruženjima Fine i korisnika.

Kako bi dodatno olakšali korisnicima i integratorima koji rade spajanja na sustav eRačun, Fina je izradila i stavila na raspolaganje integracijski modul. Integracijski modul ubrzava integraciju jer omogućuje korisniku da se koristi rest web-servisima za integraciju umjesto soap servisima. U tom slučaju korisnik ne mora poznavati xml jer omogućuje da se podaci šalju u json formatu, gdje modul kreira xml za korisnika.

Hodogram aktivnosti potrebnih za početak integracije nalazi se na slici 7.

Slika 7: Hodogram aktivnosti za integraciju putem web-servisa

Informacijski posrednici

Fina je informacijski posrednik  za „čiste“ javne naručitelje odnosno isključivo obveznici javne nabave u kategoriji javnih naručitelja su obvezni koristiti se direktno Centralnom platformom Fine.

Sektorski javni naručitelji, pripadnici lokalne, područne (regionalne) samouprave te tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50 % financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, biraju na tržištu bilo kojeg informacijskog posrednika, odnosno nisu dužni nužno se koristiti Finom.

Svi ostali korisnici, dakle oni koji sudjeluju u postupcima javne nabave te javnim naručiteljima šalju elektroničke račune, također po svojoj volji, samostalno biraju informacijskog posrednika.

Izabrani informacijski posrednik treba biti integriran na Centralnu platformu. U tom slučaju, informacijski posrednik osigurava izdavanje za izdavatelja ili dostup odnosno dohvat eRačuna za primatelje, u skladu sa svojim poslovnim procesom te funkcionalnim tehničko- tehnološkim rješenjima. Izdavatelji, koristeći se pristupnom točkom Centralne platforme, upućuju joj eRačun koji se pak iz Centralne platforme, preko odabranog informacijskog posrednika dostavljaju direktno krajnjem korisniku. Krajnji korisnik u ovom procesu ne mora znati na koji način to izdavatelj šalje, na koji način je naslonjen na Centralnu platformu te kako ona funkcionira. Krajnji korisnik sa svojim informacijskim posrednikom dogovora izvedbeno rješenje za sebe te komercijalne uvjete za korištenje uslugom. Komercijalne uvjete za ovu skupinu korisnika također određuje informacijski posrednik te Zakon i podzakonski akti nemaju utjecaj na navedene naknade.

Informacijskom posredniku je dostupna tehnička dokumentacija za integraciju, ovisno o odabranoj metodi koju je krajnji korisnik odabrao: PKI, EDI ili Ostale metode. Također dostupna je i dokumentacija koja opisuje specifikaciju osnovne upotrebe e-računa sukladno Normi i standardu, koja je sastavni dio CIUS dokumentacije.

Ministarstvo gospodarstva na svojim stranicama objavljuje popis svih informacijskih posrednika usklađenih s EU normom i integriranih na Centralnu platformu.

Izdavanje eRačuna prema javnim naručiteljima

Izdavatelji računa mogu birati način na koji žele slati elektroničke račune prema naručiteljima. Da podsjetimo, do 1. srpnja 2019. još uvijek je stvar dobre volje izdavatelja hoće li slati račune elektronički ili neće. Nakon tog datuma, više nema izbora već počinje teći zakonska obveza u kojoj svi računi prema javnim naručiteljima moraju biti, ne samo u elektroničkom obliku, već usklađeni s normom te distribuirani putem Centralne platforme. Slanje elektroničkih računa podrazumijeva i slanje priloga u bilo kojem formatu, s tim da nije limitirana veličina priloga. Odnosno, postoji rješenje koje podrazumijeva da se putem sustava mogu dostaviti i veći volumeni dokumentacije, ne samo količinski već i kapacitetom.

Ako pak postoji objašnjiv i dokaziv razlog zašto prilozi ne mogu ići kroz eRačun sustav (npr. zahtjev za originalima vlastoručno potpisanih radnih naloga, a da oni nisu potpisani elektroničkim putem...) tada je dopušteno izuzeće koje podrazumijeva da se prilozi dostave klasičnim putem. To naravno ne anulira potrebu da se račun odnosno njegova vodeća stranica pošalju elektronički sustavom eRačun.

Svaki izdavatelj elektroničkog računa, da bi poslao račun prema javnom naručitelju, može odabrati put kojim će to učiniti.

  1. Putem informacijskog posrednika

Neovisno o tržišnoj skupini kojoj izdavatelj pripada, može izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika koji pruža uslugu posredništva za slanje elektroničkog računa. Jedini preduvjet je da posrednik bude integriran na Centralnu platformu. Komercijalni uvjeti se reguliraju između informacijskog posrednika i krajnjeg korisnika kao i tehničko-tehnološka izvedba između krajnjeg korisnika i posrednika.

  1. Integracijom na Centralnu platformu

Izdavatelji koji žele povezati svoj sustav za izdavanje računa mogu to učiniti direktnom integracijom putem web-servisa. Na taj način, postiže se i maksimalna automatizacija procesa izdavanja računa. Preduvjeti za navedeno su konzultiranje i rad po tehničkoj specifikaciji koja je javna, posjedovanje poslužiteljskih (SSL) certifikata kojima se štiti kanal kojim prolaze elektronički računi. Ovisno o odabranoj metodi (Poglavlje: Uvjeti za elektronički račun), korisnik mora pribaviti ili aplikativni certifikat za potpis (PKI metoda) ili imati potpisan EDI ugovor (EDI metoda).

Nužno je prvo obaviti testiranje, stoga je testni sustav cijelo vrijeme dostupan za korisnike. Nakon testiranja, priprema se produkcijski rad za svakog korisnika.

  1. Putem samoregistracijskog portala

Korisnici mogu pristupiti web-portalu na kojem će se registrirati i moći slati elektroničke račune prema obveznicima javne nabave.

Jedini preduvjet je posjedovanje digitalnog certifikata Fine ili nove osobne iskaznice na kojoj se nalaze digitalni certifikati. S pomoću njih, korisnik se autenticira na servis te elektroničkim potpisom potpisuje svoje račune.

 

Slika 8: Samoregistracijski portal za slanje elektroničkih računa

Međunarodna razmjena eRačuna

Fina je član PEPPOL-a (Pan European Public Procurement OnLine) koji omogućava prekograničnu razmjenu računa i ostalih dokumenata u procesima javne nabave[13].

Fina Access Point  je certificirana PEPPOL pristupna točka koja komunicira s ostalim PEPPOL pristupnim točkama i omogućuje interoperabilnu prekograničnu razmjenu računa sukladno EN-16931[14].

Svi javni naručitelji su automatski, registracijom na Centralnu platformu, u mogućnosti primati i slati prekogranične elektroničke račune putem Peppol mreže.

Slika 9: Shema povezanog čvora na Peppol mrežu

Podrška

Podrška za javne naručitelje te ostale korisnike koji sudjeluju u postupku fakturiranja obveznicima javne nabave je organizirana na način:

  • web: https://www.fina.hr/eracun-u-javnoj-nabavi.

Na webu su dostupne informacije u obliku uputa, hodograma aktivnosti, video uputa, često postavljenih pitanja i odgovora, koje su korisnicima od pomoći pri registraciji te samom korištenju aplikacijama.

  • podrška epoštom

Za sve obveznike javne nabave: eracun.obveznici@fina.hr.

Za IT podršku vezano uz integracije: eracun.ipodrska@fina.hr.

  • edukacije i radionice

Fina, ovisno o interesu, organizira 1-2 puta tjedno besplatne poslovne i tehničke radionice, u svrhu što jednostavnije i bezbolnije prilagodbe provedbi Zakona.

 


[1] Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, Narodne novine 94/18

[2]EUR Lex; Direktiva 2014/55/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi

[3] CEN/TC 434 - 

Electronic Invoicing

 

[4] Službeni list Europske unije L 266/19 od 17. 10. 2017.

[5] Zakon o državnoj informacijskoj infrastrukturi, Narodne novine 92/14.

[6] Uredba o organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu, Narodne novine 60/17.

[7] Odluka Vlade Republike Hrvatske o zaprimanju strukturiranih računa u elektroničkom obliku i pratećih isprava za tijela državne uprave/proračunske korisnike državnog proračuna, Narodne novine 124/15.

[8] Pravilnik o popisu obveznika javne nabave,Narodne novine 19/12.

[9] Zakon o porezu na dodanu vrijednost, Narodne novine 73/13, 148/13, 143/14, 115/16, 106/18.

[10]Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost, Narodne novine 79/13, 85/13, 160/13, 35/14, 157/14, 130/15, 1/17, 41/17, 128/17.

[11] PKI – Public Key Infrastructure, hrv. Infrastruktura javnog ključa.

[12] EDI – Electronic Data Interchange

[13] Lista članova PEPPOL-a: https://peppol.eu/who-is-who/openpeppol-member-list-2/.

[14] Popis svih certificiranih pristupnih točki PEPPOL-a: https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/


ožujak 2019.
Datum izdanja: 18. ožujak 2019.
Broj: 1
Uredništvo: Narodne novine d.d.
Ostali članci iz izdanja
Znanstveno-stručni časopis za pravnu praksu i teoriju
Opći uvjeti korištenja Zaštita privatnosti Copyright 2019. Narodne novine
NARODNE NOVINE D.D.
Savski gaj, XIII. put 6, 10020 Zagreb
OIB 64546066176